Wetenschapscommissie

 

Printknop

De Wetenschapscommissie is een ziekenhuiscommissie. Deze commissie beoordeelt alle onderzoeksvoorstellen voor te starten wetenschappelijk onderzoek in HMC. Hierbij wordt gekeken of het onderzoek binnen de speerpunten van het ziekenhuis past, de haalbaarheid van het onderzoek binnen het ziekenhuis beoordeelt, en wat de kosten c.q. opbrengsten zijn. Vervolgens adviseert de Wetenschapscommissie de Raad van Bestuur over de ingediende onderzoeksvoorstellen. De Raad van Bestuur neemt het definitieve besluit met betrekking tot de toestemming voor de uitvoering van een wetenschappelijk onderzoek en informeert de indiener van het voorstel hierover. De Wetenschapscommissie bewaakt de voortgang, de kwaliteit en de begroting van goedgekeurde onderzoeken door middel van jaarlijkse voortgangsrapportages. De voortgangsrapportages worden ingevuld in het Castor Study Management System. E.e.a. is beschreven is het reglement van de wetenschapscommissie.

Daarnaast beheert de Wetenschapscommissie het Wetenschapsfonds en verantwoord de uitgaven van het Wetenschapsfonds aan de Raad van Bestuur.

De wetenschapscommissie vergadert om de maand op de 4e dinsdag van de maand. Het dagelijkse bestuur van de wetenschapscommissie vergadert maandelijks (vierde dinsdag)

Per 1 april bestaat de wetenschapscommissie uit:

  • dr. G. Lycklama à Nijeholt, radioloog, voorzitter
  • mw. dr S. Cannegieter, epidemioloog LUMC
  • mw. F. Claessen, AIOS sportgeneeskunde
  • mw. dr. D. Grootendorst, coördinator wetenschap en klinisch epidemioloog
  • mw. dr. E. Roelofsen, ziekenhuis apotheker
  • dhr. W. van Wijngaarden, gynaecoloog
  • Renate Udo, stafmedewerker wetenschapsbureau

Daarnaast heeft de wetenschapscommissie bij alle Oe's een aanspreekpunt op het gebied van wetenschappelijk onderzoek. Beleid van de wetenschapscommissie en implementatie van nieuwe wetten en regelgeving wordt via de aanspreekpunten in de vakgroep verspreid. Bij vraagstukken of behoefte aan input worden deze aanspreekpunten benaderd door de wetenschapscommissie.

Wetenschapsfonds

Als topklinisch opleidingsziekenhuis wil het ziekenhuis medisch wetenschappelijk onderzoek, geïnitieerd in HMC stimuleren. Uitgangspunt is dat onderzoekers een ( Externe) subsidie verwerven voor de kosten van uitvoering van hun onderzoek. Is deze financiering onvoldoende, kan een subsidie bij het wetenschapsfonds aangevraagd worden. Daarnaast wordt jaarlijks een wetenschapsbeurs mogelijk gemaakt uit het wetenschapsfonds.

Onderzoekers werkzaam binnen HMC kunnen een aanvraag voor subsidie indienen door naast het onderzoeksdossier ook het formulier aanvraag middelen wetenschapsfonds te uploaden in Castor SMS. In het formulier aanvraag middelen wetenschapsfonds  dient aangegeven te worden voor welke kosten op de begroting een subsidie bij het wetenschapsfonds wordt aangevraagd, samen met een motivatie. Twee leden van de wetenschapscommissie beoordelen de compleet ingediende aanvragen van nieuwe onderzoeken. Subsidieaanvragen hoger dan €10.000 worden in de vergadering van de wetenschapscommissie besproken. De commissie vergadert iedere vierde maandag van de maand.

Een subsidie bij het Wetenschapsfonds kan aangevraagd worden voor bijvoorbeeld een research verpleegkundige van het trialbureau, ondersteunend personeel, verrichtingen bij ondersteunende diensten zoals laboratorium en radiologie, reiskosten van patiënten die deelnemen aan het onderzoek, materialen, drukwerk zoals zakkaartjes, en porto (bijv versturen vragenlijsten).

Tevens kan een bijdrage gevraagd worden bij het Wetenschapsfonds voor publicatiekosten van open access tijdschriften onder de volgende voorwaarden:

  • tenminste één van de auteurs is werkzaam in HMC
  • tenminste één van de auteurs is staflid
  • het betreft een lokaal geïnitieerd onderzoek of een deel van het onderzoek is uitgevoerd in HMC
  • de aanvraag voor een financiële bijdrage wordt vóóraf gedaan met vermelding van het studienummer dat toegekend is door het wetenschapsbureau. Aanvragen achteraf worden niet in behandeling genomen
  • het manuscript is aantoonbaar ingediend en afgewezen bij tijdschriften die geen tarief in rekening brengen voor publicatie; deze afwijzingen dienen bij de aanvraag bijgesloten te worden
  • het open access tijdschrift heeft een aantoonbare impact factor
  • het open access tijdschrift is PubMed geïndexeerd

Voor een tegemoetkoming in kosten voor een congresbezoek van een aios kan eveneens een aanvraag worden gedaan bij het Wetenschapsfonds onder de volgende voorwaarden:

  • de aios is in dienst bij HMC (hoofdaanstelling)
  • de aios presenteert een abstract op het congres over een lokaal geïnitieerd onderzoek. Dit kan zowel een poster als een diapresentatie zijn
  • de aanvraag voor een financiële bijdrage wordt vóóraf gedaan met vermelding van het studienummer dat toegekend is door het wetenschapsbureau. Hierbij wordt een begroting van de verwachte kosten bijgesloten. Kosten die opgevoerd kunnen worden zijn inschrijfkosten voor het congres, reiskosten van en naar de congreslokatie en hotelkosten. Indien de aanvraag wordt gehonoreerd kunnen deze onkosten achteraf gedeclareerd worden, met bijsluiting van bonnen e.d. Aanvragen achteraf worden niet in behandeling genomen
  • per aanvraag kan een maximum bedrag van €1500,- toegekend worden
  • aios'en kunnen maximaal één keer tijdens hun opleiding een bijdrage voor een congresbezoek vragen.

Het Wetenschapsfonds is niet bedoeld ter dekking van de kosten voortvloeiend uit wetenschappelijk onderzoek zoals indienen van abstracts bij een congres, opleidingen en cursussen, en proefschriften. Verzoeken voor een bijdrage in de drukkosten van een proefschrift kunnen worden gedaan bij de Raad van Bestuur.

Voor het ‘verzilveren’ van een toegekende subsidie kan het beste tijdig contact opgenomen worden met

het Wetenschapsbureau onder vermelding van het studienummer en het acroniem van het onderzoek zodat besproken kan worden hoe de benodigde producten of materialen voor het onderzoek besteld kunnen worden. Indien producten of materialen door de onderzoeker besteld worden en achteraf gedeclareerd worden bij het Wetenschapsfonds, dient de betreffende factuur op naam van HMC te staan met vermelding van het studienummer en de studie-acroniem. Toegekende subsidies voor personeel, waaronder researchverpleegkundigen, datamanagers e.d. worden met het ziekenhuis verrekend.

Wanneer een subsidie uit het wetenschapsfonds wordt toegekend, dient deze bij publicatie van de onderzoeksresultaten te worden vermeld in de Acknowledgements als ‘This study was funded by a grant from the Research Fund of Haaglanden Medisch Centrum’.

Wetenschapsbeurs

De wetenschapsbeurs is bedoeld voor aios en onderzoekers in HMC met een vast dienstverband die werken aan een wetenschappelijk onderzoek of dit willen opzetten maar hiervoor onvoldoende tijd hebben. Met de wetenschapsbeurs kan een medewerker één jaar lang één dag per week vrijgesteld worden van reguliere taken om te besteden aan het onderzoek.De regeling is niet bedoeld voor medisch specialisten.

Onderzoeken die in aanmerking komen voor de wetenschapsbeurs moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • zelf opgezet (bij voorkeur)
  • uitgevoerd binnen HMC (bij voorkeur). Dit kan ook een al lopend onderzoek zijn.
  • klinisch en wetenschappelijk relevant
  • passend binnen de speerpunten van het ziekenhuis
  • het protocol moet een duidelijke vraagstelling hebben

De aanvraag

Om in aanmerking te komen voor de wetenschapsbeurs dient de onderzoeker de volgende documenten in:

  • aanmeldformulier wetenschapsbeurs
  • protocol opgesteld volgens template CCMO
  • begroting, dit mag in excel
  • CV
  • motivatie
  • aanbevelingsbrief van de opleider/onderzoeksbegeleider
  • alle gebruikelijke stukken zoals men die indient bij een studie ter beoordeling aan de wetenschapscommissie

In het najaar van het kalenderjaar is een nieuwe ronde voor aanvragen wetenschapsbeurs.

Beoordeling

De beoordelingscommissie bestaat uit drie leden van de wetenschapscommissie, waaronder de voorzitter en één medisch specialist van HMC die niet in de wetenschapscommissie zit.

Overig

Alle indieners van de wetenschapsbeurs krijgen schriftelijk bericht van toekenning dan wel afwijzing. Een kopie hiervan gaat naar de opleider. Winnaars van de wetenschapsbeurs worden in de wetenschapscommissievergadering van maart uitgenodigd om hun project te presenteren.

Het wetenschapsbeursjaar loopt van 1 juni tot en met 31 mei in het daarop volgende jaar, tenzij dit anders besproken wordt. Aan het eind van het wetenschapsbeurs jaar geeft de onderzoeker een terugkoppeling aan de leden van de wetenschapscommissie.

Met de opleiders wordt afgestemd hoe de wetenschapsbeurs ‘opgenomen’ wordt: 1 dag per week vrijroosteren door office managers Medisch Onderwijs, 1 week per maand vrijroosteren of een ‘aaneengesloten’ periode van 52 werkdagen. Bovendien dient de wetenschapsbeurs binnen 1 jaar na toekenning ingevuld te worden, anders vervalt deze.

Bij publicatie van resultaten vermeldt de aios/onderzoeker HMC in de affiliaties met de afdeling waar het onderzoek uitgevoerd is. Tevens wordt in de acknowledgement van het artikel de volgende zin opgenomen: ‘This study was funded by a grant from the Research Fund of Haaglanden Medical Center (wetenschapsbeurs met jaartal)’.

Alleen de salariskosten van de onderzoeker worden vergoed uit de wetenschapsbeurs. Wanneer meer subsidie nodig is, dient hiertoe een aanvraag bij het wetenschapsfonds te worden gedaan. Congressen en dergelijke worden niet vergoed uit de wetenschapsbeurs.